Що таке номенклатура: значення терміна у бізнесі й документообігу

Що таке номенклатура — це впорядкований перелік назв, позначень чи об'єктів, згрупованих за спільними ознаками. Термін використовують у бізнесі, діловодстві, науці й техніці, і в кожній сфері він набуває свого практичного змісту, хоча логіка залишається однаковою: систематизувати схожі об'єкти так, щоб з ними було зручно працювати.

Що означає термін «номенклатура»

Номенклатура — це систематизований список назв або позначень, побудований за єдиними правилами класифікації. Слово походить від латинського nomenclatura, що буквально означає «перелік імен» або «список назв». Історично так називали переліки посад, титулів чи предметів, а з часом термін закріпився в найрізноманітніших професійних сферах.

Розуміти контекст застосування слова важливо, тому що номенклатура товарів на складі, номенклатура справ в архіві та номенклатура хімічних сполук — це три різні документи з різними правилами формування. Спільне в них одне: всі вони приводять розрізнені об'єкти до єдиної системи, за якою легко знайти потрібний елемент і зрозуміти, до якої групи він належить.

Номенклатура товарів і продукції на підприємстві

Номенклатура товарів — це повний перелік найменувань продукції, яку виробляє чи продає компанія, із зазначенням характеристик кожної позиції. У такий перелік зазвичай включають назву товару, артикул або код, одиницю виміру, категорію та інші технічні параметри, потрібні для обліку.

Групування відбувається за різними ознаками — призначенням товару, матеріалом, ціновим сегментом чи виробником. Компанії, що працюють зі складським обліком, використовують номенклатуру як основу для:

• ведення залишків на складі та контролю руху товарів;
• формування закупівель і планування постачань;
• інтеграції з обліковими системами та бухгалтерським програмним забезпеченням;
• аналізу продажів у розрізі окремих позицій чи категорій.

Без чіткої номенклатури складський облік перетворюється на хаос: одна й та сама позиція може фігурувати під різними назвами, що ускладнює інвентаризацію та аналіз продажів.

Номенклатура справ у діловодстві компанії

Номенклатура справ — це систематизований список документів компанії з визначеними строками їх зберігання. Такий перелік показує, які категорії документів формуються в організації протягом року, до якого структурного підрозділу вони належать і скільки часу мають зберігатися до передачі в архів або знищення.

Принципи формування номенклатури справ базуються на структурі підприємства: кожен відділ веде свій перелік документів — накази, договори, кадрові справи, фінансову звітність. Відповідальність за ведення номенклатури справ зазвичай покладають на діловода, секретаря або працівника, який відповідає за архів і документообіг компанії. У невеликих компаніях цю функцію часто виконує бухгалтер або офіс-менеджер за сумісництвом.

Номенклатура справ — це не формальність для «галочки», а робочий інструмент, який економить час під час пошуку документів і захищає компанію під час перевірок.

Види номенклатури залежно від галузі застосування

Крім бізнесу, поняття номенклатури використовують у медицині, хімії, кадровому обліку та інших сферах систематизації. У хімії номенклатура — це система правил найменування сполук, яка дозволяє однозначно визначити склад речовини за її назвою. У медицині подібні принципи застосовують для класифікації захворювань, процедур чи лікарських засобів.

У кадровому обліку існує номенклатура посад — перелік найменувань посад, які використовуються в організації, з прив'язкою до штатного розпису. Такий перелік допомагає уніфікувати назви посад у наказах, трудових книжках і кадрових документах, щоб уникнути розбіжностей між підрозділами.

Попри різні сфери застосування, логіка залишається спільною: номенклатура завжди створює єдину систему координат, за якою легко орієнтуватися і працівникам, і контролюючим органам.

Як складають номенклатуру на підприємстві

Номенклатуру складають за єдиними класифікаційними ознаками, після чого затверджують внутрішнім наказом або розпорядженням керівника. Процес починається з визначення критеріїв, за якими об'єкти (товари, документи, посади) будуть групуватися — це може бути призначення, вид діяльності, структурний підрозділ чи інша логічна ознака.

Далі кожній позиції присвоюють код або позначення, яке спрощує пошук і облік. У номенклатурі товарів це артикул чи штрихкод, у номенклатурі справ — індекс справи, що складається з коду підрозділу та порядкового номера.

Після формування переліку його затверджують і використовують як робочий документ протягом певного періоду. Оновлення номенклатури відбувається за потреби — коли з'являються нові товари, документи чи посади, або коли змінюється структура підприємства.

Чим номенклатура відрізняється від асортименту та каталогу

Номенклатура — це технічна база даних про товари, тоді як асортимент і каталог формуються на її основі для продажів. Ці три поняття часто плутають, хоча вони виконують різні функції на підприємстві.

Поняття	Що це	Для чого використовується
Номенклатура	Повний технічний перелік усіх товарів з кодами й характеристиками	Облік, закупівлі, складська логістика
Асортимент	Актуальна пропозиція товарів, доступних для продажу зараз	Формування торгової пропозиції, планування продажів
Каталог	Візуальне представлення товарів для клієнта	Маркетинг, презентація продукції покупцям

Як видно з таблиці, номенклатура — це фундамент, на якому будуються і асортимент, і каталог. Компанія може мати в номенклатурі тисячі позицій, але пропонувати клієнтам лише частину з них залежно від сезону, попиту чи маркетингової стратегії.

Часті питання