Що таке KPI простими словами та як розрахувати КPI? 5 прикладів KPI

Уявіть, що ви – керманич корабля. Щоб знати, чи рухаєтеся ви у правильному напрямку, вам потрібні навігаційні прилади, що показують курс, швидкість та інші важливі дані. У світі бізнесу цю роль відіграють KPI, або ключові показники ефективності.

Що таке KPI і навіщо вони потрібні?

KPI є скороченням від англійського виразу Key Performance Indicators (українською це і є “ключові показники ефективності”). Проста абревіатура з трьох літер означає різноманітні показники, що їх можна використовувати для: оцінки ефективності роботи компанії, її відділів, групи працівників чи навіть окремої людини, визначення ефективних і неефективних напрямів їх діяльності та відстеження змін у часі.

Сьогодні KPI вважаються наріжним каменем стратегічного управління в будь-якій компанії. Це мірило, що дозволяє швидко і ефективно перетворити необроблені дані на конкретну і зрозумілу інформацію, на підставі якої бізнес-лідери можуть приймати обґрунтовані рішення. Отже, використовуючи KPI, менеджери можуть: 

• відстежувати прогрес діяльності за її певним напрямом, адже KPI дають чітке уявлення про те, як справи йдуть у порівнянні з поставленими цілями;
• виявляти проблеми, про які свідчить розбіжність між отриманим та запланованим значенням показників KPI (чим більша така розбіжність, тим більшими є проблеми організації);
• приймати кращі рішення на підставі KPI,  що є для керівництва джерелом інформації про конкретні проблеми та успіхи фірми.

Що таке KPI – відео

Щоб дізнатися більше про те, що таке KPI і навіщо вони потрібні, як використовувати показники KPI для розвитку бізнесу, а також як KPI можуть мотивувати працівників можна з відео, що знаходиться нижче. 

Як KPI використовуються у бізнесі?

Хоча KPI  можуть використовуватися не тільки в бізнесі, але і у щоденному житті, головним призначенням таких показників є, все ж таки, допомога в розвитку підприємств і організацій. В бізнесі використання ключових показників ефективності  відбувається наступним чином:

1. Визначаються цілі, яких хоче досягти організація.
2. Вибираються KPI, що найкраще відображатимуть прогрес у досягненні визначених цілей.
3. Збираються дані, необхідні для розрахунку KPI.
4. Відбувається розрахунок показників та їх аналіз.
5. На основі показників KPI вносяться корективи у цілі або стратегію організації.

Як правильно обирати KPI?

Найбільшою проблемою в управлінні з використанням KPI є вибір максимально відповідних показників. Адже не важко придумати 10 чи навіть 100 їх різних  видів. Проблема виникає тоді, коли потрібно обрати з них від 3 до 5, що будуть найкраще відображати стан конкретного явища, яке планується моніторити в часі.

Правильно побудована система KPI здатна спростити складні управлінські процеси, визначити “стан здоров’я” компанії та допомогти їх ефективно досягати поставлених цілей. Щоб ключові показники ефективності були насправді результативними, вони повинні відповідати наступним вимогам:

• KPI повинні бути чітко визначені. Не повинно виникати жодних сумнівів щодо того, що саме вони вимірюють.
• KPI повинні бути вимірними. Ці показники завжди пов’язані з конкретними цифрами, що дозволяє провести кількісну оцінку.
• KPI повинні бути релевантними.  Бажано вибрати один показник KPI для кожної цілі, якої хоче досягти компанія.
• KPI повинні бути досяжними. Хоча ж вони повинні бути досить амбітними, можливість їх досягнення не повинна викликати сумнівів у працівників і керівництва.
• KPI повинні бути своєчасними. Необхідно регулярно їх оновлювати, щоб вони демонстрували реальну ситуацію в організації.

Розрахунок KPI

Розрахунок KPI можна виконати:

• окремо за кожним з показників, вибраних організацією;
• для групи працівників (на приклад, відділу або осіб, відібраних для роботи над проєктом);
• для кожного працівника;
• для кожного проєкту, що виконується в організації.

Сам процес розрахунку складається з чотирьох етапів:

1. Визначення формули.
2. Збір даних, необхідних для розрахунку за вибраною формулою.
3. Внесення даних у формулу.
4. Розрахунок результатів.
5. Аналіз отриманих даних. 

5 прикладів використання KPI

Чи знаєте ви, яка мета вашої роботи? Чого ви хочете досягти, яких результатів очікуєте? Як ви цього досягнете і в які терміни? Як ви дізнаєтесь, що завдання виконано? Відповіді на ці питання дозволять вам визначити ключові показники. А які саме показники можуть використовуватися в різних сферах? Ось декілька прикладів.

Приклад 1. Показники  KPI для сфери продажів

За допомогою показників KPI у продажах з’ясовується, як багато і чого саме купують клієнти, а також що можна покращити, щоб підвищити ефективність продажів. Серед популярних показників, наприклад, такі:

• обсяг продажів (загальна сума доходу, отриманого від продажу товарів чи послуг за певний період);
• рівень зростання продажів (відсоток збільшення обсягу продажів у порівнянні з попереднім періодом);
• середній чек (сума грошей, витрачена клієнтом за одну покупку).

Приклад 2. Показники  KPI для сфери маркетингу

У маркетингу KPI потрібні для вимірювання успіху маркетингових ініціатив і кампаній. Наприклад, це можуть бути:

• конверсійні ставки (Conversion Rates) – відсоток відвідувачів, які виконують бажану дію, наприклад, покупку, реєстрацію на сайті, завантаження матеріалу і т.ін.;
• збереження клієнтів (Customer Retention Rate) – відсоток клієнтів, які продовжують робити покупки товарів бренду протягом певного періоду.

Приклад 3. Показники  KPI для проєктів

KPI дозволяють не тільки вимірювати успішність проєктів, але й визначати, чи вдалося досягти їх мети. Серед показників KPI, що використовуються в проєктній діяльності найчастіше, можна виділити три наступні:

• Дотримання графіка. Це показник KPI вимірює, наскільки добре проєкт дотримується встановлених термінів. Наприклад, процент завдань, завершених вчасно.
• Відповідність бюджету. Показник KPI відслідковує, чи здійснюється проєкт в межах встановленого бюджету. Це може включати в себе відсоток витрачених коштів від загального бюджету.
• Задоволеність стейкхолдерів. Вимірює, наскільки задоволені процесом і результатами проєкту клієнти або інші зацікавлені сторони. Для вимірювання може використовуватися інтерв’ю або анкета.

Приклад 4. Показники  KPI для сфери електронної комерції

У сфері електронної комерції KPI допомагають вимірювати успіх бізнесу, оцінити ефективність продажів, маркетингу, обслуговування клієнтів і логістики. Ось кілька прикладів таких показників:

• частота конверсії (Conversion Rate), тобто відсоток відвідувачів веб-сайту, які здійснили покупку;
• середній чек (Average Order Value, AOV), тобто середня сума грошей, витрачена покупцем за одну покупку;
• вартість приведення клієнта (Customer Acquisition Cost, CAC), тобто загальна сума витрат на маркетинг і рекламу, поділена на кількість нових клієнтів, яких така реклама допомогла знайти.

Приклад 5. Показники KPI в розвитку особистості

У сфері розвитку особистості KPI можуть використовуватися для вимірювання прогресу у досягненні особистих цілей, самовдосконаленні та розвитку навичок. Серед таких показників можуть бути наступні:

• час, призначений на самоосвіту (кількість часу, витраченого на самоосвіту чи саморозвиток, як-от читання книг, відвідування курсів або тренінгів);
• збільшення продуктивності (оцінка змін у продуктивності, наприклад, через збільшення кількості завершених завдань або проєктів за певний період);
• покращення здоров’я та фізичного стану (покращення фізичного стану, як-от зниження ваги, підвищення витривалості або досягнення спортивних результатів).

Висновок

KPI є незамінним інструментом для управління бізнесом, який допомагає організаціям вимірювати ефективність і досягати поставлених цілей. Ефективно використовуючи KPI, ви можете відстежувати прогрес, виявляти проблеми та приймати обґрунтовані рішення, які сприятимуть успіху бізнесу.

Обираючи KPI для своєї організації, пам’ятайте, що слід зосередитися на показниках, які є чіткими, вимірюваними, релевантними, досяжними та своєчасними. Маючи правильні KPI, ви можете гарантувати, що ваш бізнес перебуває на шляху до зростання та успіху.

Питання та відповіді про KPI